-
Gebruik de zoekfunctie binnen Outlook om e-mail terug te kunnen vinden. CTRL+ E opent een zoekfunctie binnen Outlook. Type een woord uit de e-mail in of een afzender en er
verschijnt een lijst met een overzicht van alle e-mails met dit zoekwoord erin.
-
Een duidelijk onderwerp is het halve werk.
Een goede onderwerpregel in een e-mail scheelt veel tijd voor de ontvanger.
Begin de onderwerpregel met een werkwoord.En specifieke informatie die herkenbaar is. De lezer wordt aangezet tot actie en je mail wordt eerder beantwoord. Bv "Lezen aub, info over seminar 3 oktober a.s."
-
Het indelen van je e-mailarchief kan op veel manieren.
Archiefmappen op alfabetische volgorde plaatsen is een simpele optie.
Gebruik geen submappen, daardoor moet je vaker en meer zoeken en wordt archiveren bemoeilijkt.
-
Regels en waarschuwingen instellen
Regels instellen in uw E-mail programma, zorgen ervoor dat e-mail van bepaalde adressen direct in de juiste map wordt gedeponeerd. U hoeft ze niet meer te verplaatsen. U kunt in uw map zien of er ongelezen E-mails zijn doordat de naam van de map vet wordt weergegeven.
-
E-mail Waarschuwingen uitzetten
Zonder waarschuwingen dat er een e-mail binnenkomt werk je rustiger. Jij bepaalt wanneer de mail wordt afgehandeld, niet diegene die het bericht verstuurd! Op deze manier kun je je taken clusteren en wordt je niet afgeleid door binnenkomende e-mail.
-
Bepaal bij de projectplanning ook direct wie er verantwoordelijk is voor het opslaan van alle E-mails. Wijs één persoon aan die door iedereen in de CC wordt gezet. Deze maakt een regel aan en alle e-mail wordt zo efficiënt gearchiveerd. Geen dubbele emailarchieven of uitgeprinte versies meer nodig.
